Il 4 maggio 2021 è stata pubblicata la norma ISO 50003:2021. Questo documento specifica i requisiti di competenza, coerenza e imparzialità nell'audit e nella certificazione dei sistemi di gestione dell'energia ISO 50001 per gli organismi che forniscono questi servizi. Al fine di garantire l'efficacia dell'audit del sistema di gestione dell'energia, questo documento affronta il processo di auditing, i requisiti di competenza per il personale coinvolto nel processo di certificazione del sistema di gestione dell'energia, il tempo di audit e il campionamento multisito. La norma ISO 50003:2021 sostituisce la ISO 50003:2014, che è stata contestualmente ritirata, ma che continuerà a valere nel periodo di transizione.
Tempi di transizione
In base al documento IAF MD 24:2021, applicabile dal 8 dicembre 2021, per la gestione della transizione degli accreditamenti, sono previste le seguenti scadenze:
- 28 febbraio 2022: termine ultimo per la preparazione di ACCREDIA per iniziare a procedere alla attività di transizione degli accreditamenti rilasciati dagli organismi di certificazione;
- 30 novembre 2023: termine per il completamento della transizione alla nuova revisione della ISO 50003 da parte degli organismi di certificazione accreditati;
- 30 novembre 2023: termine ultimo per gli organismi di certificazione per utilizzare la nuova versione di ISO 50003 per tutti i clienti.
A partire dalla data di completamento della transizione da parte dell’organismo di certificazione, per i contratti di nuova certificazione l’organismo di certificazione dovrà fare riferimento ai requisiti della ISO 50003:2021.
Nel documento IAF MD24:2021 è ritenuto accettabile che il contratto tra l’organismo di certificazione e il cliente sia rivisto in conformità ai nuovi requisiti, al più tardi, prima del primo rinnovo della certificazione successivo alla data di completamento della transizione da parte del CAB alla ISO 50003:2021, il cui termine ultimo è fissato per il 30 novembre 2023.
Si raccomanda di aggiornare alla prima occasione utile il contratto con i clienti esistenti.
Complessità e tempo di audit
Il tempo di audit deve essere determinato sulla base di una combinazione del numero di personale effettivo del sistema di gestione dell'energia e di un fattore di complessità. La complessità è un valore ponderato basato su tre criteri:
- consumo energetico annuo in TJ;
- numero di tipi di energia;
- numero di usi energetici significativi.
Il personale effettivo è quel personale che contribuisce materialmente all'efficacia del sistema di gestione dell'energia o influisce sulle prestazioni energetiche. Nel determinare il personale effettivo l'organizzazione deve considerare l'intero gruppo di persone compreso il personale permanente, a tempo pieno, temporaneo e part-time. Devono essere presi in considerazione gli appaltatori o i fornitori di servizi esterni che influiscono sulla prestazione energetica o sul miglioramento della prestazione energetica. Il numero del personale a tempo parziale deve essere convertito in un numero equivalente di personale a tempo pieno.
Il consumo di energia è il consumo annuale totale dell'organizzazione.
Per quanto riguarda il calcolo della complessità, nel compilare il questionario l'organizzazione cliente deve fornire il numero di tipi di energia che rappresentano l'80% del consumo totale di energia dell'organizzazione cliente. Per quanto riguarda il sistema di gestione l'organizzazione non deve escludere alcun tipo di energia all'interno dello scopo e dei confini del sistema di gestione, come previsto dalla ISO 50001.
Gli usi energetici significativi sono quei consumi di energia che rappresentano un consumo di energia sostanziale e/o offrono un notevole potenziale di miglioramento delle prestazioni energetiche.
Nella nuova versione della norma i range per la determinazione dei fattori di complessità sono stati modificati. Inoltre i valori ponderati dei 3 fattori sono stati modificati: il consumo energetico e i tipi di energia pesano per il 25% ciascuno, mentre gli usi energetici significativi pesano per il 50%. La combinazione di complessità e numero di personale effettivo fornisce il tempo di audit, ovvero il tempo necessario per pianificare e realizzare un audit completo ed efficace del sistema di gestione dell'organizzazione cliente. La durata dell'audit deve essere almeno l'80% del tempo dell'audit. Il tempo per la rendicontazione dell'audit, la pianificazione dell'audit o la comunicazione con il cliente non deve superare il 20% del tempo dell'audit.
Per questo motivo la complessità dell'organizzazione e la durata dell'audit potrebbero variare rispetto al contratto precedente.
Organizzazione multisito
Un'organizzazione multisito è un'organizzazione che ha una funzione centrale identificata e più sedi (permanenti o temporanee) con un sistema di gestione comune.
Il sistema di gestione dell'energia di un'organizzazione multisito è stabilito, implementato, mantenuto e soggetto a audit interni pianificati dalla funzione centrale.
Per ogni sito l'organizzazione cliente deve fornire i fattori per il calcolo della complessità. L'organismo di certificazione deve sviluppare un piano di campionamento per il programma di audit. Il processo di revisione del contratto iniziale chiarirà quali siti devono essere inclusi nella certificazione e quali devono essere esclusi. Un certo numero di siti può essere organizzato in sottoinsiemi che possono essere campionati. Ogni sito all'interno del sottoinsieme ha simili attività o processi o usi energetici significativi. Se durante il ciclo di certificazione vengono aggiunti o rimossi dei siti, l'organizzazione cliente deve avvisare l'organismo di certificazione e il piano di campionamento viene adeguato.
Aree tecniche
Le aree tecniche sono state rimosse e sono stati aggiornati i requisiti per la competenza tecnica.
In merito a quest’ultima modifica, ACCREDIA, in questa prima fase di transizione, manterrà in vigore le regole attuali in riferimento alle aree tecniche indicate nella ISO 50003:2014 per il campionamento, nel ciclo di accreditamento, dello scopo di accreditamento e delle relative competenze. ACCREDIA apporterà modifiche alle regole di campionamento sulla base delle eventuali future decisioni di IAF TC.
Miglioramento continuo
In relazione al miglioramento delle prestazioni energetiche sono intervenuti i seguenti cambiamenti:
- La definizione in 3.6 della ISO 50003:2014 di "Miglioramento delle prestazioni energetiche" è stata eliminata. Occorre fare riferimento alla definizione di cui al punto 3.4.6 della ISO 50001:2018: miglioramento dei risultati misurabili dell'efficienza energetica o del consumo energetico in relazione all'uso dell'energia, rispetto alla baseline energetica.
- Negli audit di sorveglianza, un'organizzazione deve dimostrare "l'attuazione di azioni per il miglioramento delle prestazioni energetiche" piuttosto che dimostrare "il raggiungimento del miglioramento delle prestazioni energetiche" come nel caso di verifica iniziale e di rinnovo.
In relazione al miglioramento continuo del sistema di gestione, l'organizzazione deve dimostrare il miglioramento continuo del sistema di gestione in fase di audit iniziale e di ricertificazione.
Per maggiori informazioni: sgs.italy.kn@sgs.com
